海 潮的部落格

沒有一個主管躲得過「主持會議」這個工作，但不見得每個會議主持人都能把會開好。
給你一張簡單的檢查表，開會之前提醒自己一下，臨陣磨鎗，不亮也光。

1.會議目標明確嗎？

會議可能只有一個目標，也可能視議題內容擬定不同目標。有些議題只是為了提供資訊，有的則需要展開討論，取得行動協定。

2.會議架構清楚嗎？

基本上，這是指議程的安排。如果會議目的是針對互相關聯的議題做出決策，就得按照順序排定議題。這樣一來，才能在決策之前，知道相關議題的討論結果。

3.通知出席的，真的都是該來的人嗎？

為了考慮成本效益，只需找對會議有幫助的人出席即可。除此之外，也要找能影響決策和行動成果的人出席。

4.一定要控制時間！

準時開會。絕不鼓勵毫無意義的討論。多花點時間在重大議題上（有些議程會明確標出議題的討論時間）。會議一開始就先說明會議目的、規則和預定結束時間。

5.每個人都得參與討論！

看看有誰尚未加入討論，請這些人踴躍發言。

6.要掌控會議流程！

遵守時間規定，進行議程。善用主席權力，而非濫用權力壓制與會者。

7.不允許人為操控！

絕不讓那些聲音最大或唯我獨尊的人操控全場。

8.釐清、總結和確認

確保與會者明白會議的討論重點和提出的行動方案。務必確定行動方案獲得與會者的一致同意。

（取材自《管理在管什麼》，臉譜出版）